Deviation, Waiver, Concession은 어떻게 다를까?｜규격 이탈을 승인받는 기술문서 영어의 정확한 사용법

품질 관리의 핵심 Deviation Waiver Concession 완벽하게 구분하기

제조업, 건설업, 그리고 품질 관리가 엄격한 제약이나 항공우주 분야에서 일하다 보면 반드시 마주하게 되는 용어들이 있습니다. 바로 Deviation, Waiver, 그리고 Concession입니다. 이 세 가지 용어는 모두 규격이나 표준에서 벗어난 상태를 다룬다는 공통점이 있지만, 그 성격과 시점, 그리고 처리 방식에는 분명한 차이가 있습니다. 실무에서 이 용어들을 혼용하면 의사소통의 오류를 낳고, 심각할 경우 제품의 안전성이나 법적 책임 문제로 이어질 수 있습니다. 이번 가이드에서는 이 개념들을 명확히 정리하고 실무에서 어떻게 활용해야 하는지 상세히 알아보겠습니다.

Deviation의 개념과 특성

Deviation은 우리말로 흔히 일탈 혹은 편차라고 번역합니다. 가장 핵심적인 특징은 규격에서 벗어나는 행위가 제품을 만들기 ‘이전’ 혹은 ‘진행 중’에 결정된다는 점입니다. 즉, 미리 정해진 절차나 사양을 그대로 따를 수 없는 상황이 발생했을 때, 사전에 허가를 받아 다른 방식으로 작업을 진행하는 것을 의미합니다.

• 발생 시점: 작업 착수 전 또는 공정 진행 중
• 핵심 성격: 사전 승인된 변경
• 예시: 원자재 공급 지연으로 인해 승인된 공급업체 A 대신 다른 업체의 동등한 사양 원자재를 한시적으로 사용해야 할 때

Deviation을 관리할 때는 변경 관리 절차(Change Control)와 밀접하게 연관됩니다. 단순히 규격을 어기는 것이 아니라, 왜 변경이 필요한지, 그 변경이 최종 제품의 품질에 어떤 영향을 미치는지 기술적으로 입증해야 합니다. 따라서 Deviation은 문서화 과정에서 매우 철저한 검증 데이터가 요구됩니다.

Waiver의 개념과 특성

Waiver는 권리 포기 또는 면제라고 이해할 수 있습니다. 이미 규정된 요구사항이나 검사 항목 등을 특정 조건 하에서 적용하지 않겠다고 공식적으로 선언하는 것입니다. Deviation과 달리 Waiver는 주로 ‘요구사항 자체를 일시적으로 보류’하거나 ‘필수 절차를 면제’받는 상황에서 사용됩니다.

• 발생 시점: 제품의 품질과는 무관한 행정적 요구사항이나, 특정 상황에서 불필요하다고 판단되는 절차에 적용
• 핵심 성격: 특정 규정의 적용 면제
• 예시: 특정 부품의 정기 검사 주기가 도래했으나, 해당 부품이 사용되지 않는 상태에서 추가적인 검사 비용을 줄이기 위해 일시적으로 검사를 면제받는 경우

Waiver는 품질에 직접적인 영향을 미치지 않는 행정적, 절차적 요구사항에 주로 사용된다는 점에서 Deviation이나 Concession과 차이가 있습니다. 제품의 성능이나 안전에 영향을 주는 사안에 Waiver를 적용하는 것은 매우 위험하며, 이는 품질 정책상 금기시되는 경우가 많습니다.

Concession의 개념과 특성

Concession은 양보 혹은 승인된 불일치라고 부릅니다. 이는 이미 생산이 완료된 제품이 규격에 맞지 않음에도 불구하고, 그 상태 그대로 사용하거나 출하할 수 있도록 허가를 받는 상황을 말합니다. 생산이 끝난 뒤 검사 과정에서 불합격 판정이 나왔지만, 기술적으로 평가했을 때 사용에 지장이 없다고 판단될 때 이루어집니다.

• 발생 시점: 생산 완료 후 검사 단계
• 핵심 성격: 부적합 제품의 조건부 사용 승인
• 예시: 제품의 외관에 미세한 흠집이 발생했지만, 기능과 안전에는 아무런 영향이 없어 고객사가 이를 수용하고 제품을 인수하기로 결정한 경우

Concession은 흔히 ‘Use As Is(있는 그대로 사용)’라는 표현과 함께 사용됩니다. 여기서 중요한 점은 Concession은 무조건적인 수용이 아니라 ‘조건부’라는 것입니다. 재작업(Rework)을 거치지 않고 그대로 사용하되, 향후 동일한 문제가 발생하지 않도록 근본 원인을 분석하는 절차는 반드시 동반되어야 합니다.

세 가지 용어의 비교 요약

실무에서 혼란을 방지하기 위해 아래의 표를 통해 차이점을 한눈에 파악해 보시기 바랍니다.

기술문서 작성 시 흔히 발생하는 오해와 주의사항

많은 실무자들이 가장 흔하게 하는 실수는 이 용어들을 상황에 맞지 않게 사용하는 것입니다. 특히 영문 기술문서를 작성할 때, 단순히 ‘규격에서 벗어났다’는 이유로 모든 상황에 Deviation이라는 단어를 남발하는 경우가 많습니다. 하지만 고객사나 감사 기관(Auditor)은 이 용어의 사용을 통해 해당 회사가 품질 관리 체계를 얼마나 정확하게 이해하고 있는지 판단합니다.

첫째, Concession을 남용하지 마십시오. Concession은 품질이 규격 미달인 제품을 받아들이는 것입니다. 이것이 반복되면 품질 시스템이 붕괴하고 있다는 신호로 간주됩니다. Concession은 예외적인 상황에서만 사용되어야 하며, 데이터에 기반한 위험 평가(Risk Assessment)가 반드시 선행되어야 합니다.

둘째, Deviation과 Change Control을 구분해야 합니다. 단순한 공정 개선이나 변경은 Change Control의 영역입니다. Deviation은 원래 정해진 절차를 이행할 수 없는 ‘돌발 상황’에 대한 대응입니다. 이를 혼동하여 모든 변경을 Deviation으로 처리하면 서류 작업만 가중되고 본질적인 품질 관리 목적을 달성하기 어렵습니다.

셋째, 문서화의 구체성을 확보하십시오. 어떤 용어를 사용하든 ‘근거’가 핵심입니다. 왜 이 규격을 지킬 수 없는지, 그럼에도 불구하고 제품의 안전성과 성능은 어떻게 보장되는지를 수치와 논리로 설명해야 합니다. 막연하게 “문제없음”이라고 기재하는 것은 승인권자를 설득할 수 없습니다.

전문가가 제안하는 실무 활용 팁

품질 관리 전문가들은 이 세 가지 용어를 다룰 때 ‘위험 기반 사고(Risk-Based Thinking)’를 가장 강조합니다. 용어 선택은 단순한 언어의 문제가 아니라, 해당 이슈가 비즈니스에 미치는 위험도를 표현하는 방식입니다.

우선, 사내에 명확한 절차서(SOP)를 마련하십시오. “어떤 상황에서 Deviation을 신청하고, 어떤 상황에서 Concession을 신청할 것인가”에 대한 기준이 없으면 담당자마다 용어를 제각각 사용하게 됩니다. 사내 SOP에 위에서 언급한 시점과 목적을 기준으로 명확한 가이드라인을 세우는 것만으로도 커뮤니케이션 비용을 30% 이상 절감할 수 있습니다.

또한, 이해관계자와의 소통 방식을 달리하십시오. 고객사에게 Concession을 요청할 때는 ‘제품의 결함’이 아니라 ‘기능적 무결성’에 초점을 맞춰야 합니다. “이 제품은 규격 대비 0.1mm 오차가 있지만, 실제 성능 테스트 결과 설계 사양을 100% 충족한다”는 식의 논리적인 접근이 필요합니다. 반면 내부적으로는 Deviation을 처리할 때 ‘비용 절감’보다는 ‘공정 안정성’과 ‘품질 표준 준수’에 더 큰 무게를 두어야 합니다.

자주 묻는 질문과 답변

Q: 재작업(Rework)은 이들 용어와 어떻게 다른가요?

A: Rework는 부적합 제품을 규격에 맞게 다시 만드는 행위입니다. Concession은 재작업을 하지 않고 규격 미달인 상태로 사용하는 것을 의미하므로, Rework는 Concession과는 정반대의 개념입니다. Rework 후에는 반드시 재검사를 수행해야 합니다.

Q: 고객사가 무조건적인 Concession을 요구하면 어떻게 대응해야 하나요?

A: 고객사가 Concession을 요구하더라도, 그것이 제품의 안전이나 규제 준수(Compliance)에 저해된다면 거절해야 합니다. 이 경우, 해당 제품이 왜 Concession이 불가능한지 기술적인 근거를 명확히 제시하고, 필요하다면 대체품 제공이나 공정 개선을 제안하는 것이 장기적인 파트너십에 도움이 됩니다.

Q: 비용 효율적인 관리 방법은 무엇인가요?

A: 가장 비용 효율적인 방법은 ‘예방’입니다. 빈번한 Deviation 발생은 공정 설계의 미숙함을 의미합니다. Deviation이나 Concession이 발생할 때마다 근본 원인 분석(Root Cause Analysis)을 철저히 수행하여 동일한 문제가 재발하지 않도록 하는 것이, 승인 절차를 간소화하는 것보다 훨씬 더 큰 비용 절감 효과를 가져옵니다.

품질 경영에서 용어의 정확한 사용은 단순히 언어적 소양을 넘어, 기업의 전문성과 신뢰도를 대변하는 지표입니다. Deviation, Waiver, 그리고 Concession의 차이를 명확히 이해하고, 각 상황에 적합한 대응 전략을 수립한다면 여러분의 기술문서는 훨씬 더 설득력 있고 전문적인 결과물이 될 것입니다. 오늘 정리해 드린 내용을 바탕으로 실무에서의 커뮤니케이션 품질을 한 단계 높여보시기 바랍니다.